martes, 30 de junio de 2009

GUIA DE APRENDIZAJE No 2 - EQUIPOS Y ELEMENTOS

Regional Casanare

Sistema de Gestión de la Calidad

GUÍA PARA EL APRENDIZAJE 002

ELEMENTOS Y EQUIPOS DEL TRÁMITE DE DOCUMENTOS


Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Desarrollo agroindustrial y fortalecimiento empresarial de Casanare

Julio de 2009

1. IDENTIFICACIÓN

UNIDAD DE APRENDIZAJE: Elementos y equipos necesarios en el Departamento de Archivo y Correspondencia para la realización las labores.

ACTIVIDAD DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE EVALUACIÓN:

Identificar elementos y equipos necesarios en el Departamento de Archivo y Correspondencia para la realización las labores.

DURACIÓN: 10 HORAS

Criterio De Evaluación:

  • Identificar la importancia del conocimiento de los elementos, equipos y artículos necesarios para desempeñarse en el trámite de documentos.

Tenga en cuenta que los resultados de cada una de las actividades propuestas deben ser conservados en su portafolio de evidencias de aprendizaje.

ACTIVIDADES PROPUESTAS

Identificación

Análisis

Interpretación

Proposición

Estrategias

Conformación de equipos de trabajo de cinco (5) integrantes.

Asignación de roles o tareas.

Entrega de evidencias

1. Lea y de solución a las preguntas formuladas por el instructor.

Utilizando la ayuda del Internet y sus medios de consulta de respuesta a las siguientes preguntas:

a. Identifique cada uno de los elementos y equipos necesarios en el Departamento de Archivo y Correspondencia para la realización las labores propias del área.

b. Identifique los diferentes manuales de operación de esos equipos y elementos para la labor archivistica y elabore un listado

c. Elabore un organigrama de una empresa y el organigrama del Departamento de Archivo y Correspondencia. Realicé un análisis de los mismos e interprételos de manera correcta. Desde el punto de vista de las funciones archivistitas y su importancia para el desarrollo de la empresa.

Con el fin de que el Programa Técnico en Asistencia en Administración Documental contribuya de manera secuencial y continua con la disminución de la contaminación en el planeta esta evidencia de aprendizaje se debe hacer llegar al correo jholmanc@gmail.com el 2 de Julio de 2009 Hasta las 6 PM.

Fecha entrega de evidencias: 02-07-2009

Hora: 18.00

Marco de Referencia Tecnico Asistencia Administracion Documental


Estimados Aprendices sigan este enlace y encontraran el marco de referencia para el programa que esta cursando.

NORMATIVIDAD APLICABLE AL MANEJO, CONSERVACIÓN Y ACCESO A ARCHIVOS DE ENTIDADES PUBLICAS.

lunes, 22 de junio de 2009

GUIA DE APRENDIZAJE No 1 - CONCEPTOS


Regional Casanare

Sistema de Gestión de la Calidad

GUÍA PARA EL APRENDIZAJE 001

CONCEPTOS, DEFINICIONES E IMPORTANCIA DEL TRAMITE DE DOCUMENTOS

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Desarrollo agroindustrial y fortalecimiento empresarial de Casanare

Junio de 2009


1. IDENTIFICACIÓN

UNIDAD DE APRENDIZAJE: Conceptos básicos

ACTIVIDAD DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE EVALUACIÓN:

Identificar conceptos básicos y las definiciones utilizados en el trámite de documentos y su importancia en la administración documental.

DURACIÓN: 15 HORAS

Criterios De Evaluación:

  • Identificar la importancia del tramite de documentos en una organización.
  • Identificar y reconocer los conceptos relacionados con el modulo a tratar.

PRESENTACION

Hoy día estamos viviendo en la era de la revolución de la información. Todos necesitamos de la información para poder llevar a cabo las transacciones comerciales y personales. En esta era de avances tecnológicos, la información puede ser conseguida a través de diferentes medios como: el papel, las cintas magnéticas, los discos duros, los diskettes y otros medios.

Cada día más empresarios se están dando cuenta de la necesidad de automatizar los servicios, incluyendo el control de los documentos. Teniendo un buen control de la administración de información podemos tomar mejores decisiones y compartirlas con otras personas.

Es importante contar con un buen sistema de administración de documentos para poder almacenar y recuperar la información. Los documentos son un recurso y activo organizacional. Como recurso, proveen información y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la empresa o fuera de ésta.

Tenga en cuenta que los resultados de cada una de las actividades propuestas deben ser conservados en su portafolio de evidencias de aprendizaje.

ACTIVIDADES PROPUESTAS

Conceptualización: Material conceptos.

Análisis

Interpretación

Proposición

Estrategias

Conformación de equipos de trabajo de tres (3) integrantes.

Asignación de roles o tareas.

Socialización en mesa redonda

Entrega de evidencias

1. Lea analice interprete y contextualice los temas planteados:

“Material suministrado por el instructor”

* Conceptos.

Con base en el material suministrado por el instructor realice las siguientes actividades y presente las EVIDENCIAS.

  1. Elabore un diccionario. Donde evidencie y resalte SEGÚN SU CRITERIO los conceptos mas importantes.
  2. Realice una sopa de letras y un crucigrama donde se visualice 20 conceptos. Se entrega documento sin diligenciar y diligenciado.
  3. Actividad propuesta por el instructor.

Fecha entrega de evidencias: 25-06-2009

Hora: 18.00

DICCIONARIO DE TERMINOS ARCHIVISTICOS:

A

Acervo: Caudal, abundancia de Documentos.

Administración documental: Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, da referencia a la generación de información y producción de documentos.

Anexo: Documento adicional al condicionado, con igual fuerza y validez, en el que se alteran y puntualizan de manera especial y minuciosa las características del mismo

Antecedente: Que ocurre antes que otra cosa, en especial si las une una relación de secuencia o causalidad

Archivalia: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos.

Archivología: Ciencia que trata del régimen de los archivos. Auxiliar o funcional de la Administración, que se refiere a la creación, historia, organización u funciones de los archivos y sus fundamentos legales o jurídicos

Archivo: Lugar en que se guardan documentos. Conjunto de los documentos custodiados

Archivo administrativo: El archivo administrativo se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.

Archivo automatizado: Es un banco de datos en los que cada registro contiene el texto completo de documentos de carácter numérico (datos de encuesta, tablas estadísticas, listas de precios, importaciones o exportaciones) o textual, que se presentan generalmente en forma de tablas o series temporales

Archivo de gestión: Es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la Ley de Archivos Nacionales

Archivo descentralizado: La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común

Archivo General de la Nación: Es el archivo nacional de Colombia. Es un establecimiento público del gobierno nacional colombiano que promueve la conservación y consulta del legado documental nacional. Es la cabeza del Sistema Nacional de Archivos. Su sede en Bogotá es una edificación obra del arquitecto Rogelio Salmona, premiada en la Bienal de Arquitectura del año 1994.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos

Archivo total: Comprende procesos tales como: La producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos y su artículo 23, sobre formación de archivos dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos Históricos (acuerdo 42 de 2000)

Asunto: Tema o materia de que se trata

Autoridad y jerarquía: Autoridad es una responsabilidad que se ha delegado a aquellos que tienen un oficio dentro del pueblo, pues este oficio ha sido conferido justamente para proveer y capacitar al pueblo en orden a ejercer su responsabilidad. Y jerarquía es el orden de los elementos de una serie según su valor. De igual modo, es la disposición de personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación.

B

Biblioteca: Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.

C

Calidad: Es herramienta básica para una propiedad inherente de cualquier cosa que permite que esta sea comparada con cualquier otra de su misma especie.

Cámara planetaria: El documento a registrar se sitúa en la mesa de la cámara, frente a la lente. Este tipo de microfilmadora puede utilizarse para fotografiar las páginas de un libro sin necesidad de desencuadernarlo. La microfilmadora se activa generalmente de forma manual para cada documento a fotografiar. Este tipo de microfilmadora produce imágenes de la mejor calidad ya que tanto la cámara como el documento están inmóviles.

Cámara rotativa: Se consigue microfilmar con el método más rápido y automatizado. Con este método pueden fotografiarse miles de documentos por hora. La microfilmadora rotativa acepta, por lo general, hojas sueltas. Los documentos a fotografiar deben ser colocados en el alimentador. Una vez introducidos en el área de alimentación, los documentos pasan a través de la microfilmadora, son filmados y depositados en una bandeja receptora.

En una microfilmadora rotativa, tanto el documento como la película están en movimiento. Al moverse en el interior de la microfilmadora, los documentos activan un dispositivo el cual hace que el obturador se abra y el microfilm empieza a moverse. Al pasar los documentos por el área de fotografía, la imagen del documento se proyecta por medio de espejos y a través de las lentes de la cámara, sobre la película, cuya velocidad de movimiento está sincronizada con la velocidad del documento. Esta sincronización entre el movimiento de la película y del documento hacen que parezcan estacionarios uno con respecto al otro.

Catálogos: Relación ordenada, en listas y, particularmente, en fichas, de libros u otras cosas. Se aplica el nombre en este diccionario a las listas, incluidas en algunos artículos, de las palabras equivalentes o afines a la que encabeza el artículo o relacionadas con ella

Clasificación: Es la realizada sobre los documentos de archivo de acuerdo a la manera en que se transmite la información. Así tendremos: documentos textuales, documentos gráficos, documentos en imagen, documentos audiovisuales y documentos legibles por máquina.

Código: En documentación mecánica, todo sistema de símbolos, números o letras, que substituye por abreviatura, las palabras o frases del lenguaje ordinario.

Organizar un conjunto de leyes o disposiciones en forma de código

Comité de archivo: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos (acuerdo 12 de 1995)

Conducto regular: Es el medio empleado para transmitir
órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones,
escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la
organización y jerarquía establecidas.

Conferencia: Se refiere a la reunión de representantes de gobiernos o estados para tratar asuntos internacionales, como seria el caso de una conferencia sobre el desarme; la exposición en público de algún tema o materia por parte de un especialista calificado. Y este concepto es el más utilizado en el ámbito cultural, académico, de investigación y empresarial.

Confidencialidad: Dícese de la información que no debe publicarse; Reservado o secreto.

Consecuente: Que sigue en orden o está a continuación. Persona cuya conducta está de acuerdo con sus principios.

Conservación documental: Una vez determinado mediante el proceso de evaluación lo que vale la pena conservar permanentemente en los archivos, la tarea de los archivistas consistirá fundamentalmente en preservar dichos documentos y tener información que difundir

Control de entrega de correspondencia: Tiene los significados de comprobación, inspección, observación, vigilancia y hasta, en algunos casos, cuenta o medida; en resumen, de acción de mantenerse conscientemente enterado de la correspondencia enviada y recibida de la entidad.

Copia: Cada ejemplar de los que se hacen iguales de un escrito, un dibujo, etc.

Correo electrónico: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensión también puede verse aplicado a sistemas análogos que usen otras tecnologías. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales.

Correspondencia: Conjunto de cartas o comunicaciones enviadas o recibidas; Agencia de colaboración que envía por correo textos o fotografías para su publicación o bien para información privada

D

Data crédito: Es una herramienta que le facilita el acceso al crédito. Conozca nuestras soluciones para administrar su información crediticia.

Descripción documental: Comprende el análisis de los documentos: de sus tipos, tanto diplomáticos como jurídicos, de su contenido, del lugar y fecha de su redacción, de sus caracteres externos y de los datos para su localización.

Desitometro: Es un dispositivo que mide el grado de oscuridad (densidad óptica) de un material semitransparente, o de una superficie reflectante

Destinatario: Persona o grupo a que se destina un mensaje. Receptor de una información. El destinatario de un mensaje puede ser individual o colectivo. Por ejemplo, es individual en una conversación telefónica o en la correspondencia postal, y es colectivo cuando los mensajes se destinan al mercado social

Deterioro: Daño progresivo, en mayor o menor grado, de los documentos, producida por varios factores meteorológicos, ambientales químicos etc.

Digitalización: Proceso por el cual una imagen real o analógica es transformada en una secuencia de cifras que pueden ser manipuladas por un ordenador

Diplomacia: La ciencia que juzga de la autenticidad o falsedad de los Documentos antiguos por medio del estudio de sus caracteres.

Disco óptico: Es una superficie circular de policarbonato donde la información se guarda haciendo unos surcos en la superficie del disco. El acceso a los datos se realiza cuando un material especial del disco, que suele ser de aluminio, es iluminado con un haz de láser. Los surcos en la superficie modifican el comportamiento del haz de láser reflejado y nos dan la información que contiene el disco. La información en un disco óptico es almacenada secuencialmente en una espiral desde el círculo más interno hasta el más externo.

Documento de archivo: Soporte que contiene un texto que es el resultado de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Incluyen tanto los jurídicos como los administrativos, distinguiéndose de otras acepciones documentales por su génesis, por cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información. Los documentos de archivo se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series. Este carácter seriado es el resultado de acciones repetitivas determinadas por una o muchas funciones específicas.

Documento testimonial: Es aquel en que la autoridad acepta o asienta una afirmación de modo que haga fe y tenga valor legal

Documento vital: Son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos, formulas, pagarés, Garantías, Licencias u objetos culturales. Al almacenarlos correctamente, estos documentos se conservan más tiempo, protegiendo a su organización. Almacenados inadecuadamente, podría exponer a su empresa a riesgos innecesarios, tales como incumplimientos, pérdida del valor de los bienes, y altos costos de duplicación y restauración.

Dolo: Es el conocimiento y voluntad de realizar un delito o una conducta punible. Está integrado entonces por dos elementos: un elemento cognitivo: conocimiento de realizar un delito, y un elemento volitivo: voluntad de realizar el mismo.

E

Eficacia: Es la capacidad de lograr un efecto deseado o esperado. En cambio, eficiencia es la capacidad de lograr el efecto en cuestión con el mínimo de recursos posibles viables.

Eficiencia: Es la relación entre los resultados obtenidos (ganancias, objetivos cumplidos, productos, etc.) y los recursos utilizados (horas-hombre, capital invertido, materias primas, etc. Todo esto para lograr un índice de calidad.

Empoderamiento: Se refiere al aumento de la fortaleza espiritual, política, social o económica de los individuos y las comunidades. Generalmente involucra el desarrollo en el empoderado de una confianza en sus propias capacidades.

Estrategias: Principios y metas fundamentales que orientarán el proceso administrativo para alcanzar los objetivos a los que se desea llegar. Una estrategia muestra como una institución pretende llegar a sus objetivos; las estrategias pueden ser: a corto plazo (1 año), a mediano plazo (5 a 6 años) y a largo plazo (aproximadamente de 5 a 20 años).

Estructura funcional: Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando.

Expediente: Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado. En ocasiones la disposición final no constituye un documento separable, sino que va en un breve escrito al pie del último papel; el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que conserven algunas de las etapas (las principales) del proceso administrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aunque incompletos.

F

Firma digital: Hace referencia, en la transmisión de mensajes telemáticos y en la gestión de documentos electrónicos, a un método criptográfico que asocia la identidad de una persona o de un equipo informático al mensaje o documento. En función del tipo de firma, puede, además, asegurar la integridad del documento o mensaje.

Flujo de documento: describe el historial de un documento de ventas de la manera mostrada abajo:

Flujo del documento: Oferta Pedido de cliente Entrega Factura Devoluciones Entrega Abono para devoluciones

Flujo de información: Es el movimiento de información en la organización

Folio: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por hojas y no por páginas.

Fondo documental: Es la mayor de las unidades archivísticas que abarca a la totalidad de los documentos de una sola procedencia y se compone de series y piezas documentales. Fondos: son todos los documentos correspondientes a una institución o instituciones de acuerdo con las necesidades de clasificación de cada archivo.

G

Guías: Norma. Orientación. Pauta. Regla. Cualquier cosa, indicación o conjunto de indicaciones que sirve para orientar a alguien en una cosa. Se emplea también como nombre propio de tratados que sirven para dirigir en cosas tanto materiales como espirituales.

Guías de afuera: formato utilizado por organizaciones y su función es el reemplazo de los diferentes documentos que sean retirados de las carpetas expedientes de archivo, de tal manera que se evite el riesgo de pérdida de los mismos.

H

Higroscopio: Instrumento que indica la variación de la humedad del aire mediante el cambio de longitud de una fibra orgánica al absorber humedad.

Historial laboral: es un reporte que se le hace a todos los trabajadores de una entidad donde indica cada acción que ha hecho todo esto enfocado en el ámbito laboral.

I

Icontec: El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, es la entidad encargada de certificar las normas de calidad para empresas y actividades profesionales. Igualmente es la encargada de Homologar en Colombia los certificados ISO garantizando el cumplimiento de los requerimientos internacionales.

Índices: Es la presentación del contenido de una obra que en ocasiones puede ser de carácter alfabético, conforme a las materias de que se trate; en el se indica el número de páginas que contiene cada tema.

Indización: Consiste en describir y caracterizar a un documento con la ayuda de representaciones de conceptos contenidos en dicho documento y su finalidad es la eficacia en la búsqueda de la información

Información: Número de datos contenidos en un mensaje o conjunto de signos o señales sobre que opera el aparato. Conjunto de datos que se representan para dar a conocer el comportamiento de hechos y fenómenos para apoyar la toma de decisiones.

J

Jeroglífico: Se aplica a la escritura cuyos signos son dibujos de objetos; particularmente, a la de los antiguos egipcios.

L

Legajo: Conjunto, generalmente atado, de papeles referentes a un asunto. / Parte de la documentación de un expediente subdividido, tomando en cuenta sus diversos incidentes o por su volumen que en ningún caso deberá exceder de 2 cm., aproximadamente para facilitar su manejo y conservación. Paquete de tamaño manejable (34 por 17 por 23 cm. aproximadamente, aunque puede ser mayor) integrados por Documentos sueltos o independientes, expedientes, carpetas, mazos o atados o varias de estas unidades con tal que cada una de ellas y el conjunto se hallen dispuestos conformes a algunos o varios métodos de ordenación. Si contiene profusión de materias sin orden razonado se llama legajo misceláneo

M

Manual de Archivo y Correspondencia: brinda una herramienta de gestión a los Responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas, en toda la entidad y facilitar la aplicación de la tabla de retención documental para cumplir así con el programa de gestión documental

Marketing: Es aquella herramienta que involucra estrategias de mercado, de ventas, estudio de mercado, posicionamiento de mercado, etc. Frecuentemente se confunde este término con el de publicidad, siendo ésta última sólo una herramienta de la mercadotecnia.

Mensaje de Fax: Transmitir información por medio del medio de comunicación fax, el cual mediante el papel reproduce dicha información hasta el destinatario.

Microficha: Fotografía que reproduce, a escala muy reducida, un documento de archivo.

Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y convertirlos en pequeñas imágenes en una película

Micropelícula: Es el cuadro del título al inicio del rollo.

O

Oficina de archivo: Lugar donde ocurre todos los procesos de gestación de los documentos.

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización.

Organización de archivo: proceso del archivo a través del cual los registros o documentos pueden estar agrupados para que reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está destinado. De esta manera frecuentemente la organización corresponde a las funciones. La estructura de la organización de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas o subalternas.

P

Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivistica por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras

Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivistica por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Prioridad: Elemento cualitativo que determina la máxima preferencia; se utiliza en planeación o programación para señalar lo que tiene mayor importancia y que por consiguiente requiere de mayor atención

Procedimiento: es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación o trabajo correctamente

Procesos: es una entidad activa que tiene asociada un conjunto de atributos: código, datos, stack, registros e identificador único.

R

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un numero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envío, con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.

Registro: Libro o cuaderno en donde se anotan ciertas cosas que deben constar permanentemente. // Padrón, matrícula o lista de cualquier clase donde se inscriben personas o cosas. Libro o cuaderno en que se apuntan someramente, como en índice, noticias o datos.

Remitente: persona que envía la información por cualquier medio.

Restauración: Reparar un deterioro, dejar en buen estado: restaurar un cuadro, un documento.

Rubrica: Rasgo o conjunto de rasgos de figura determinada que, como parte de la firma, pone cada cual después de su nombre

S

Selección documental: Consiste en escoger entre los Documentos que se producen mundialmente (publicados o inéditos), aquellos que cubran el campo definido por el centro, servicio o sistema documental y que por su utilidad merezcan registrarse en el fondo.

Serie documental: Unidades documentales pertenecientes a un mismo tipo documental, producidas por un mismo órgano institucional y la misma función.

Sigilio profesional: Secreto que debe guardar el abogado, el médico y cualquier otro facultativo acerca de lo que se le comunica con ocasión de su profesión.

Soporte documental: Es la parte material en que está registrada la información del documento y su conservación nos conviene.

Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que conforman parte de una serie, identificación

T

Tablas de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tesauro: Se refiere a listado de palabras o términos empleados para representar conceptos.

Tipo documental: unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarla categoría diplomática.

Tramitación: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley. El trámite se inicia cuando ese particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud.

Tramite de documento: recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

Transferencia: remisión de los documentos del archivo de gestión central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

U

Unidad de correspondencia: gestiona de manera centralizada y normalizada, los

Servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera,

que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública

unidad documental: unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple , cuando esta constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando lo constituyen varios formando un expediente.

V

Valor contable: unidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad publica o privada.

Valor legal: Para proceder a la acuñación es necesario una ley que autorice dicha operación y que además establezca las características de la futura moneda como ser: valor nominativo, peso, material, diseño, etc.. Se puede decir entonces que el valor nominativo es aquel que figura acuñado en la moneda y respaldado por una norma legal que lo establece. Existen ejemplos en los cuales el valor nominativo no corresponde al valor legal. Este situación se da cuando existe una unidad monetaria muy devaluada, por lo que es sustituida por una nueva pero se utiliza la misma moneda que se encontraba en circulación; en éste caso la autoridad monetaria procede a retirar la moneda circulante para proceder a su resello.

Valor primario del documento: cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y o contables.

Valor secundario: cualidad atribuida a aquellos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Vigencia: Periodo de obligatoriedad en el cumplimiento de una ley.